Was ist bei der Vergabe von Dateinamen bei Bewerbungsunterlagen zu beachten und wie verschafft man sich einen ersten guten Eindruck?
Bitte denken Sie daran, dass das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben wollen, tagtäglich viele Bewerbungen erhält. Hier ist es wichtig, schon bei der Vergabe von Dateinamen Ihrer Anlagen (Lebenslauf, Foto, Arbeitszeugnisse, …) positive Zeichen zu setzen!
„Bewerbung“, „Bewerbungsunterlagen“ oder „Lebenslauf“ sind negative Beispiele.
Natürlich bekommen Sie den Job nicht, weil Ihre Datei ganz vorbildhaft „Bewerbung_Herr_Karl_Muster_Filialleiter_Fashion.pdf“ benannt wurde. Aber Sie signalisieren von Anfang an, dass Sie ein mitdenkender Zeitgenosse sind. Mit einer klaren Dateibezeichnung bei Ihrer E-Mail- oder Onlinebewerbung ist es für den Empfänger leichter.
Dadurch ist sichergestellt, dass Ihre Dateien auch in der weiteren Verarbeitung für den Personalverantwortlichen leicht zuzuordnen sind. Bitte beschränken Sie sich möglichst auf sehr wenige Dateien, also nicht 6 oder 15 Dateien per E-Mail versenden, sondern lediglich 1-2 Dateien. Als gut zu verarbeitendes Dateiformat hat sich das PDF-Format durchgesetzt. Benutzen Sie möglichst dieses Dateiformat. In Word, Writer oder anderen Programmen können Sie mit dem Befehl „Datei speichern unter …“ eine PDF-Datei erzeugen. Wenn Sie Arbeitszeugnisse oder Fortbildungszertifikate scannen, speichern Sie diese auch gleich im PDF-Format, dies kann man häufig in der Scannersoftware entsprechend einstellen. Daneben achten Sie bitte auch auf eine ausgewogene Auflösung des Scans von z. B. 300 oder 400 dpi und das richtige Format, in der Regel DIN-A4. Eine höhere Auflösung führt zu sehr großen Dateien, welche sich u. U. nicht versenden oder uploaden lassen.
Um technische Probleme zu vermeiden, sollten als Worttrenner am besten Unterstriche „_“ verwendet werden. Auf Leerzeichen, Umlaute (Ä, Ö, Ü) oder andere Sonderzeichen (ß, &, §, #, …) bitte verzichten.
Zwei gute Beispiele für eine Bewerbung als Filialleiter Fashion:
Beispiel 1:
Bewerbung_Herr_Karl_Muster_Filialleiter_Fashion.pdf
Hinweis: Wenn Sie alles in eine Datei bringen können, also Lebenslauf mit Foto und Arbeitszeugnis ist das perfekt.
Beispiel 2:
Lebenslauf_Herr_Karl_Muster_ Filialleiter_Fashion .pdf
Arbeitszeugnisse_Herr_Karl_Muster_ Filialleiter_Fashion .pdf
Falls die Datei zu groß wird, speichern Sie Ihre Unterlagen einfach in 2 Dateien, das ist auch in Ordnung.
Prüfen Sie unbedingt die PDF-Datei vor dem Versand, ob auch alles wie gewünscht dargestellt wird und drucken Sie diese PDF-Datei(en) aus, um sicher zu gehen, dass auch der Ausdruck Ihrer Bewerbung wie gewünscht klappt. Falls Sie Ihre Bewerbung per E-Mail versenden wollen, senden Sie bitte probehalber an sich selbst, um zu überprüfen, ob sie sich versenden, öffnen und ausdrucken lässt. Bitte versenden Sie keine Zip- oder Rar-Dateien (also gepackte), die der Empfänger erst entpacken muss. Das macht heute keiner mehr! Auch andere unübliche Dateiformte sind tabu! Häufig finden Sie auf der Website des Unternehmens entsprechende Hinweise zu akzeptierten Dateiformaten.
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten.
Sie können den Dateinamen z. B. über den Windows-Explorer ändern. Dafür müssen Sie lediglich mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und im Kontextmenü „Umbenennen“ auswählen. Den Dateinamen wie gewünscht ändern, dabei die Dateiendung (.pdf) nicht verändern.
Meine Spezialgebiete in der Personalagentur Goerk & Fliegner umfassen die Bereiche Stellenmanagement, u.a. die Publizierung von Stellenangeboten und im Bereich Researchmanagement u.a. die Analyse von Stellenbeschreibungen gemäß definierten Kandidatenanforderungsprofilen und die Recherche und Vorauswahl von Kandidatenprofilen.